وأيضا يتم تدوين كل من التاريخ، والقسم أو الفرع المرسل إليه التقرير. مضمون التقرير، فهو يستلزم أن يشتمل على موضوع التقرير، وكل من الأفرع والرسوم التوضيحية أو الصور وأيضا الجداول. ملخص التقرير، ويجب أن يكون مشتمل على القرارات أو الأحكام والنتائج المترتبة على ما قام به المسؤولون. تقرير تفصيلي وتوضيحي بالإضافة إلى التوصيات. الخطوة الرابعة: إعادة النظر في التقرير بعد أن يتم انقضاء تدوين التقرير وذلك من خلال المسودات، يجب تركه لوقت بسيط، ومن ثم إعادة النظر لكي يتم فحصه بشكل موضوعي لتفادي الأخطاء. طريقة كتابة التقرير باستخدام الآلة الكاتبة يستلزم الأخذ في الاعتبار هذه التوجيهات والتعليمات عندما يتم صياغة نموذج تقرير يومي عن سير العمل وهي كالآتي: يستلزم ألا يقل حجم الورق عند صياغة التقرير اليومي عن 22*28 سم. ترك مسافة حوالي 4 سم من الجانب الأيمن، وكذلك 3 سم من الجانب الأيسر، وفي حالة الصياغة باللغة الإنجليزية نقوم بعكس ذلك. إبقاء حوالي 8 سم وذلك في بداية الفقرات عند استعمال الآلة الكاتبة. تدوين رقم الصفحة وهذا من بعد 205 سم وحساب ذلك من أعلى الصفحة. في حال صياغة عنوان جانبي أو عنوان في وسط التقرير يتم إبقاء مسافة سطر فارغ قبل العنوان أو بعد العنوان.
كما أن هذه النماذج تساعد على تحقيق أهداف المؤسسة، كما أنها توضح أن للعاملين دور في هذا أم لا. كما يمكن لهذه النماذج أن تعطي صورة إيجابية عن هذه المؤسسة وجميع العاملين بها. ومن أهم مميزات هذه النماذج، هي أنها تساعد في تعديل مسار العمل داخل المؤسسة، وهذا من خلال توضيحها للمشاكل والعقبات التي تواجه سير العمل، والقيام بالعمل على حلها للتمكن من تحقيق أهداف المؤسسة. مميزات نموذج متابعة سير العمل اليومي أن الاهتمام بتقديم نموذج تقرير يومي عن كل ما يدور داخل العمل يوفر العديد من المميزات الهامة لأصحاب العمل وللرؤساء أيضًا، ومن أهم هذه المميزات ما يلي: أن القيام بتقديم هذه التقارير اليومية يكون السبب وراء منع حدوث الأخطاء المتكررة، كما أنها تساعد كل شخص أن يقوم بما كلف به على حدها. كما أنها قد تكون السبب وراء انتظام العمل أيضًا، وفي نفس الوقت تمنع العاملين عن التكاسل، فجميعهم يرغبون في أن تقدم عنهم تقارير رائعة. هذا التقرير الأساس في القيام بوضع خطط هامة لهذه المصلحة، وهذا من خلال الرسائل اليومية التي يقوم العاملين بتوجيهها لرؤسائهم من خلال هذه التقارير. ومن خلال هذه التقارير يمكن أن يتم تحديد قيمة الجزاءات والمكافآت لكل عامل بالمؤسسة بشكل صحيح وعادل، فهذه التقارير توضح مدى التزام أو تكاسل العامل عن العمل.
الغرض من كتابة التقرير: إرفاق معلومات. شرح موقف حدث في العمل. عرض أفكار جديدة لصالح سير العمل. عرض مقترحات جديدة وعصرية. عرض حل مشكلة معينة في العمل. مساعدة رؤساء العمل على اتخاذ قرارات صالحة للعمل. مصادر المعلومات يجب كتابة معلومات صحيحة من خلال سجلات المؤسسة أو مراجعة ميدانية. جمع الحقائق من خلال الحوار وأخذ الآراء، والتسجيلات الصوتية أو الرؤية المباشرة. الثانية: التنسيق والترتيب يجب مراعاة عدة نقاط محورية حتى يكتب التقرير بصورة منسقة ودقيقة. وضع تقسيمات مبدئية مع أخذ الاعتبار عند جمع المعلومات والبيانات. ترتيب المواد المجمعة ومراجعتها بدقة بداخل كل فرع وبشكل منظم. مع إمكانية وضع صور فوتوغرافية، أو رسوم تخطيطية، أو جداول توضح مدى انضباط سير العمل. الثالثة: كتابة التقرير عنوان التقرير: يجب توضيح رقم التقرير وعنوانه، مع خطاب الإحالة، وأسماء مقدمي التقرير، فضلاً عن عدد الصفحات والتاريخ، والجهة الموجه إليها هذا التقرير. محتويات التقرير: يجب أن يتضمن موضوع التقرير، الأقسام، الرسوم البيانية، الجداول وهكذا. ملخص التقرير: أن يحتوي على القرارات والنتائج التي توصل إليها المسئولين. التوصيات والتقرير التفصيلي.