مثل نظام التشغيل آ. إدارة الوثائق تشابه أنظمة التشغيل لتسهيل الاستعمال، مثل بناء شجرة مجلدات لكل خزانة، ودعم النسخ والنقل والحذف من خلال سلة المهملات، إشعارات الإحالات والاستلامات مع كل إحالة يتم إشعار المستخدم المحال إليه بوجود إحالة جديدة، ومع فتحها يقوم المستخدم بعمل استلام لها ويتم تسجيل الوقت، وإشعار المحيل. إدارة أنواع المعاملات إنشاء أنواع مختلفة من المعاملات ووضع القواعد والقيم التلقائية لكل نوع، والإدارات والمستخدمين المسئولين عنها، وجهات الإحالة التلقائية لها. موقع الأرشفة الإلكترونيه - شرح وافي لمكافئة نهاية الخدمة ومستحقات نهاية الخدمة وكيفية حسابها على الإكسل. إدارة حالات المعاملة حالات مختلفة للمعاملات لمتابعة المفتوح والمعلق والمغلق والمتأخر، مع تحديد تواريخ الاستحقاق وصلاحيات انتقال المعاملة بين الحالات المختلفة.
نظام للأرشفة الإلكترونية (IBBSS) العديد من المؤسسات تعاني من كمية هائلة من المستندات الورقية المطلوبة للتجهيز وللتخزين. ماهي الارشفة الإلكترونية. و على الرغم من أن العديد من المؤسسات قد بدأت في الإستعانة بحلول إدارة المحتوى من أجل الحد من كمية الوثائق الورقية بالإضافة إلى المزايا الأخرى لحلول نظم إدارة المحتوى، ولكن هناك كم هائل من الوثائق والمستندات الورقية تحتاج إلى تحويلها إلى وثائق إلكترونية وإدراجها داخل قواعد البيانات فيما يُعرف ب (Data Migration). ولقد قدمت شركة آى تى بلوكس كل هذه الإمكانيات لعملائها من خلال توفير خدمة مسح الوثائق والمستندات المتراكمة في فترات قياسية. و مسح الوثائق الورقية المتراكمة يشمل التحليل، وإعداد والمسح الضوئي وفهرسة وتخزينها في قواعد البيانات بإدارة المحتوى الخاص بالمؤسسة. وقد تم تطوير الأرشفة الإلكترونية بهدف استخدامه لتخزين وتحويل الملفات والوثائق الورقية إلى وثائق إلكترونية ومن ثم التعامل عليها إلكترونيا ويمكن إضافتها إلى أى من البرامج التى تتعامل مع نظم إدارة المحتوى داخل أى منظمة أو جهة حكومية.
في علم الحوسبة ، يتم تخزين المعلومات في ذاكرة داخل ما يسمى ب " ملف ". وكلمة " ملف " بشكل عام تعرف أحياناً ب «أرشفة إلكترونية أو محفوظات إلكترونية» وأحياناً ب «مستندات رقمية». مصطلح «أرشيف إلكتروني» يعني ملف معلومات يُقسم إلى سجلات وحقول أي صفوف وأعمدة كما هو الحال في الجداول. أما مصطلح «مستندات رقمية» تعني ملف معلومات لا يحكمه معيار تصنيف محدد. الأرشفة الإلكترونية هي «عملية استخدام الجهات التي ستدخل في نطاق الدراسة لتقنيات المعلومات الحديثة، المادية والمنطقية من أجهزة الحاسبات وبرمجياتها، وتقنيات الاتصالات وملحقاتها، للقيام بجميع المهام التي كانت تقوم بها الأرشفة التقليدية وأكثر، ذلك لزيادة السيطرة علي الوثائق وتحسين وسائل إدارتها من خلال أسس التنظيم المعلوماتي». أحياناً يتم الخلط بين مصطلحي الأرشيف إلكتروني والمستندات الرقمية. ماهي الارشفه ؟؟ | الارشفة الالكترونية. على سبيل المثال، «المستند الرقمي» هو نص تم إنشاؤه باستخدام برامج معالجة النصوص، ولكن لا يتم تنظيم البيانات به داخل جدول. كانت للتطورات التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الثمانينات والتسعينات أثر كبير على تطبيقات نظم المعلومات في المؤسسات العامة والخاصة؛ فبعد ظهور الشبكات المحلية وشبكات الإنترنت والإنترانت دخلت تطبيقات الأتمته في المؤسسات العامه والخاصة مرحلة أعمق وأشمل من المراحل السابقه جميعها.
ويعد إستخدام نظام لإدارة السجلات أحد أهم أساسيات الحكومة الإلكترونية والتجارة الإلكتروية على حد سواء لأن الحركات الإلكترونية التي ستوفرها الحكومة الإلكتورنية أو التجارة الإلكترونية بحاجة الي تعريف وتحديد مدي قانونيتها وتسجيلها بشكل قانوني ورسمي. ويتكون نظام إدارة السجلات من العناصر الأساسية التالية على الأقل: 1- أدوات تصنيف السجلات: وهو القلب النابض لنظام إدارة السجلات والذي من خلاله يتم وضع مخطط واضح لأصناف السجلات وفئاتها حسب حاجة المنشأة أو وفقاً لطبيعة النشاط الذي تمارسه. ماهي الارشفه الإلكترونيه في المصارف. ويتم هنا تحديد القوانين والسياسات التي تتعبعها المنشأة في أرشفة كل فئة من تلك الفئات حيث سيقوم النظام بشكل تلقائي بتطبيق تلك السياسات والقوانين على كل سجل يوضع على كل فئة ودون تدخل المستخدم النهائي للنظام. 2- أدوات إدخال وإنشاء السجلات: والتي تشمل المسح الضوئي للمستندات الورقية والربط مع أنظمة أخرى لجلب معلومات أو حركات تم تنفيذها إلكترونيا كما هو الحال مع نظم إدارة الموارد ونحوها وهنا نحن نتحدث عن بقية العناصر التي يتكون منها عادة نظام إدارة المحتوى فهي أساسية لأنها هي التي تعمل على إنشاء المستند قبل أن يتحول الى سجل.
7 الإجابات المحافظة على الوثائق اختصار الورقيات للحد الأدنى وبالتالي أماكن حفظها... بالنسبة لي فإنني أرى أن الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل مسؤول الأرشيف بحيث أنها تساعده على الدقة في التنظيم والبحث. وبالنسبة للشركة فإنها توفر كثيرا من الجهد وتخفف من عدد الموظفين وتسرع من الأداء وتوفر أيضا في كلفة الورقيات وتفيد في أنها آمنة من التلف والضياع وأيضل في حال حدوث كوارث فإنها تبقى محفوظة إذا تم عمل أكثر من نسخة في مناطق مختلفة ولا تتلف كالورقيات.
[٢] تختلف عملية الأرشفة الإلكترونية عن عملية النسخ الاحتياطي للبيانات، فالأولى هي من أجل الاحتفاظ بالبيانات وتسهيل الوصول إليها، في حين الثانية تهدف لحمايتها من التلف والضياع. مراحل الأرشفة الإلكترونية للحصول على أفضل النتائج المتوخاة من عملية الأرشفة الإلكترونية يجب أتباع المراحل اللازمة والضرورية لهذه العملية، [٥] وعلى النحو الآتي: مراحل التخطيط تبدأ المرحلة الأولى في عملية الأرشفة الإلكترونية بمرحلة الاستيعاب، وهي إعداد المعلومات المطلوب أرشفتها وهي عملية تتطلب الكثير من عمليات التحقق والتحكم في الصلاحية لضمان نجاح عملية الحفظ على المدى الطويل، حيث تهدف عملية إدارة البيانات وتخزين الأرشيف للتخزين الفعلي للمعلومات وقاعدة البيانات. [٦] تبدأ بعد ذلك مرحلة التخطيط للحفظ الذي يهدف إلى مراقبة جميع جوانب البيانات وما تحويه من معلومات ومحتوى، ولتفادي أية مشكلة تتعلق بالحفظ على المدى البعيد، على سبيل المثال يجب أن يتم التنبيه في حالة أصبحت المحفوظات قديمة أو عندما تنتهي صلاحية التوقيع الرقمي عليها. [٦] مراحل التنفيذ تبدأ مرحلة التنفيذ بما يطلق عليه بالإنشاء وهو المكان الذي يجب أن تبدأ فيه عملية الأرشفة الإلكترونية والحفظ على المدى الطويل، وهي عملية غاية في الأهمية تتطلب وعي كبير من جانب المنشئ بأهمية عملية الأرشفة التي يقوم بها، حيث تؤثر وبشكل كبير في القدرة على الوصول إليها فيما بعد.
تدريب جميع الموظفين ، وتعليمهم في المؤسسات ، والمنظمات على إدراك أهمية السجلات التي ينبغي الاحتفاظ بها. [2] مراحل الأرشفة الإلكترونية تمر الأرشفة الإلكترونية للملفات ، والمستندات بعدة خطوات ، ومراحل ، وهي كالتالي: إنشاء هيكل قاعدة البيانات ، والذي يتم من خلاله الأرشفة المادية من أجل تحديد بنية قاعدة البيانات ، وكذلك قواعد مسح المستندات وفهرستها. المسح الضوئي ، يتم الاستيلاء على الصور من خلال المستندات الأصلية باستخدام معدات مسح ضوئي متخصصة. الفهرسة ، تتيح الفهرسة استرداد المستندات ، والملفات في أي وقت في المستقبل بطريقة سهلة وسريعة. سير العمل ، والذي يتضمن تلك المعلومات ، والعمليات التي يتم إرسالها ، والأشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات. تشغيل الأنظمة ، ويتحدد تكوين النظام وفقاً لاحتياجات ، ورغبات المستفيد من النظام. صيانة النظام ، تقديم صيانة بعد التنفيذ إذا رغب العميل في ذلك الأمر. [1] برامج الأرشفة الإلكترونية يوجد العديد من برامج ، وأنظمة الأرشفة الإلكترونية ، والتي منها الآتي: برنامج إدارة الوثائق يعمل برنامج إدارة البيانات والمستندات من بداية عملية الإنشاء إلى التخزين ، ثم التوزيع في جميع أنحاء المؤسسة ، وذلك يعمل على زيادة الكفاءة ، وتقليل التكلفة ، وفوضى الاحتفاظ بالسجلات ، والوثائق الورقية.