الوصف الوظيفي أو الـ Job Description يظنه البعض أنها من الكماليات أو الترف الإداري – إن صح التعبير – فلا تجد العديد من اصحاب المناصب الادارية العليا يهتم بوجوده داخل منظمته ربما لعدم تخيل الفوائد الحقيقية! سأحاول في هذا الموضوع تسليط الضوء على فائدة وجود الأوصاف الوظيفية داخل المنظمة، وأهميته …. اهمية الاوصاف الوظيفية للوصف الوظيفي أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً ، كما أن – من جهة أخرى – أرباب العمل يودون أيضاً معرفة المهام التفصيلية لكل وظيفة لتقييم أهمية الوظيفية التي سيتم البحث عن موظفين لشغرها أو في حال تفكيرهم بإقالة من يشغرها.
• تقييم الأداء: وأيضاً يعتبر الوصف الوظيفي أداة مفيدة للمدير عند تقييمه لأداء موظف في موقع العمل، حيث أنه يذكر كلا من المدير والموظف بجميع الأمور التي يجب أخدها في الاعتبار ومناقشتها أثناء تقييم أداء الموظف. • التدريب: كما يمكن أن يكون أيضاً الأساسَ في تخطيط التدريب، من خلال ردم الفجوة ما بين المؤهلات الحالية، وما بين المهارات والخبرات المطلوبة لهذا المنصب الوظيفي. • تطوير الإدارة: كما يمكن أيضاً أن يوفِر وصف الوظائف العليا لخطط أكبر لتطوير الهيكل التنظيمي للمنظمة. أهداف الوصف الوظيفي 1. يزيد من يسر صياغة الإعلانات والمواصفات الخاصـــة بالوظائف علي وكالات التوظيف. 2. Java Developers - جوبس. ييسر علي المرشحين عمليــــة فهــــم المسؤوليـــــات الأساسية للمنصب فهما واضحا مما يمنحهم الفرصة لتحديد ملائمة الوظيفة لهم ويوفـــر علي المؤســســـة الوقت والموارد. 3. يمهد الطريق للاتفاق بين المراقب وصاحب المنصــب بشأن نتائج الأداء الوظيفي المتوقعة والتي بالتــــالي تقودنا إلي تقييم وظيفي أفضل. 4. يقلل من كمية تضارب الواجبات والمهام بين المناصب بلا داعي مما يزيد من فاعلية العمل الجماعي, كـــما يساعد علي تخطيط وتنمية الموارد البشرية.
[٢] وضوح الأهداف والتوقعات يكمن هدف الوصف الوظيفي بتوضيح توقعات المدير منك وكيف ستلعب دورا ضمن فريق العمل، بالإضافة إلى كيفية استخدام الواجبات والمسؤوليات الرئيسية الموجود في الوصف الوظيفي. [٣] خلق التعاون الوصف الوظيفي يساعد أفراد الفريق على العمل معا لتحقيق غاية مشتركة، أي عند معرفة الوصف الوظيفي لعضو في الفريق أو الأشخاص الآخرين سيكون من السهل فهم العلاقات وسبل التعاون بينهم والاستفادة منهم ولتجنب سماع جملة "هذه ليست وظيفتي". [٣] تطوير وحماية دورك في العمل يساعد تحديث الوصف الوظيفي على التعرف على الفرص الجديدة لتطوير المنصب، أي تركز على المهام بالوصف المناسب لدورك الوظيفي وتمنع من التشتت بمهام خارج اختصاص صاحب المنصب. فعند إضافة واجب للوصف الوظيفي يفتح مجال لفرص تدريبية جديدة والانتقال إلى دور أعلى داخل الفريق. الوصف الوظيفي. [٣] العثور على الشخص المناسب للوظيفة تستعمل المؤسسات الوصف الوظيفي لأغراض عامة للعثور على الشخص المناسب للمنصب من الواجبات والمهام ومعايير الأداء للوظيفة. [٤] تحديد المسؤوليات الخاصة بالوظيفة ويتضمن غرضا محددا بمعلومات مفصلة حول مسؤوليات الوظيفة، ويغطي المهام الأساسية والتفرعية والواجبات التفصيلية.
المهـام: متابعة التوصيف الوظيفي والتأكد مــن انطبـــــــاق بطاقات التوصيف على ما يقوم به شاغل الوظيفة والسعـــي لتعديل هذه البطاقات وتطويرها. تنفيذ لائحة تنظيم العمل ولائحة الجزاءات والمكافـــــــــآت المعتمدة من وزارة العمل، والسعي للمواءمة مع احتياجــات الأمانة العامة نظم ولوائح وإجراءات شـــؤون المـوظــفـيــن المعتمدة الصادرة عن وزارة العمل. متطلبات الوظيفة: • المؤهــل: شهادة جامعية ويفضل تخصص في إدارة الأعمال. • الخبرات: خبرة (5) سنوات على الأقل في مجال العمل. • أخــــرى: • 1- القدرة على قيادة فريق العمل. • 2- المهارة في الاتصالات. • 3- استخدام الحاسب الآلي. • 4- إجادة اللغة الإنجليزية ( تحدث / قراءة / كتابة). عيوب الوصف الوظيفي • يؤدي الوصف الوظيفي في كثير من الأحيان إلي المبالغة أو التقليل من شأن الوظيفة أو عدم الوصف الجيد للوظيفة. • عدم استخدام الألفاظ والنقاط الجيدة يؤدي إلي وجود تباين واضح واختلاف في الوصف الوظيفي. • في غياب توصيفات الوظائف لبعض الوظائف والقطاعات داخل المنظومة ككل مما يؤثر سلبا علي المهام والهرم القيادي والمنطق التسلسلي في الإدارة والإشراف. ومن خلال كل ما تحدثنا عنه في موضوع الوصف الوظيفي من المهم أن يوجد وصف وظيفي من أصغر موظف حتى المدير العام أو المالك أو حتى مجلس الإدارة لتساعد في فهم إداراتهم وتوجيههم من خلال الوصف الدقيق وتحسين نظم العمل وتحديد معالم كل وظيفة من الوظائف.
وفي العادة، يكون الوصف الوظيفي جاهزا قبل الإعلان عــن الوظيفة، وتتم مقابلة طالبي الوظائــف علـــى أســــاس مــن مكونات الوصف الوظيفي المـوجــود لـــدى إدارة الــمـــوارد البشرية، وتكون هذه الوصوفــات جزءا من دليل الشـــركـــة ISO الإجرائي (procedural guide) الـــذي يشـــتمــــل أنظمة العمل وسياسات الشركة. ولا تتشابه الوصوفات الوظيفية لنفس الوظيفة عـنـــد كـــــل الشركات، حيث أن كل شركة لها أنشطتها الخاصة، ولهــــــا طبيعتها الخاصة، ولها توزيع الواجبات الخاص بها، لــــذلك ليس من السهل تطبيق نفس الوصف الوظيفي لوظيفة مــدير شؤون العاملين على كافة مدراء شؤون العاملين في كـــــــل الشركات ، وان كانت هناك مهما وواجبات مشتركـــــة بيـــن كافة مدراء شؤون العاملين في كافة شركـــات الأعمــــــــال. تعريف الوصف الوظيفي • يشير الوصف الوظيفي إلى وصف مكــتــوب للعــمــــــل الــــــــذي يؤديه الموظف، بداية من عناصر بيانات العمل الأساسيــــــة التي تحدِّد العمل. ويتكون بوجه عــــام مـــن معلومات أساسيــــة عن العمل وتتضمن مسمَّـــى العـمـــل الوظيفي وفقرة ملخَّصـــــة قصيرة عن الأهداف الأساسية التي يجب علــى المـــوظــــف تحقيقها، وعبارات تفصيلية عن الواجبات والمسؤوليــات، مـــع وصــف كـــل واجـــب ومسؤولية في فقرة منفصلة.