تقوم الكثير من المنظمات والمؤسسات الحكومية والخاصة بكل دولة بعمل الكثير من الفعاليات التي تتمثل في المهرجانات والمؤتمرات والندوات ، ولكن التحضير والتنظيم لعمل تلك الفعاليات ليس بشيء سهل أو بسيط ، حيث يحتاج إلى دراسة وتخطيط مبكر ، ولذلك هناك مهارات يلزم أن يتحلى بها فريق تنظيم الفعاليات لتحقيقها وعملها لأفضل شكل. أهمية دراسة علم تنظيم الفعاليات يمكننا توضيح أهمية دراسة وتعلم كيفية تنظيم الفعاليات من خلال الآتي: – يساعد تنظيم الفعاليات والتحضير لها في الوصول للفئة المطلوب استهدافها من المجتمع ، مما سيؤدي بالتحقيق من تحقيق ما ترجوه وتأسست عليه تلك الفعاليات. – تعتبر دراسة تنظيم وعمل الفعاليات من المقومات الأساسية لنجاح المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية. – تساهم الدورات التدريبية والتعليمية للفعاليات في تعليم المتدربين بعض الأسس الهامة مثل ضرورة تبادل الأفكار ومشاركتها ، كما أنها تعمل على تنمية القدرات العقلية والذهنية ، بالإضافة إلى فائدتها في تقريب وجهات النظر. – تسوق الدورات التدريبية المتدرب إلى تحديد بعض النقاط الهامة واللزمة فقانة الفعاليات (المؤتمرات – الحفلات -المعارض). شهادة في إدارة الفعاليات - Meirc. ما هي أهم الإجراءات لتنظيم الفعاليات بعد حصول المتدربين على فترة تعلم كيفية التعامل والتنظيم للفعاليات يكونوا على استعدادا للقيام بعض الإجراءات المدروسة لتنظيم الفعاليات بمختلف أشكالها ونوعياتها ، وتتمثل تلك الإجراءات في الآتي: – تحديد الهدف من إقامة الفعاليات سواء كانت ندوة أو مؤتمر أو معرض وعادة يكون ذلك الهدف هو شعار الفاعلية ويتم الإعلان عنه على وسائل التواصل الاجتماعي أو شبكات التلفيزيون أو الوسائل الإعلامية الأخرى المعروفة مثل الراديو والجرائد والمجلات والصحف.
بدأ استقبال طلبات الابتعاث في تخصصات إدارة الفعاليات ضمن مسار «وظيفتك وبعثتك»، وذلك ضمن اتفاقية تعاون بين البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات ووزارة التعليم ممثلة بوكالة الوزارة لشؤون الابتعاث على موقع البرنامج. وتم في وقت سابق توقيع اتفاقية التعاون بين البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات ووزارة التعليم للابتعاث في تخصصات (إدارة الفعاليات)، ضمن برنامج الابتعاث الخارجي، إذ تم تخصيص 90 مقعدا لصناعة الاجتماعات السعودية بواقع 30 مبتعثا سنوياً لمدة 3 سنوات.
مسؤول التوريد هذا الشخص هو جهة الاتصال الرئيسية للمكان، والموردين والجهات الراعية والفريق، والموظفين في الموقع: الأمن والتصوير والطعام، المشروبات. يتذكر مسؤول التوريد أسماء الجميع، ويعرف مكان جميع المنافذ. مُنظم جدول الأعمال يقود هذا الشخص بتطوير جدول الأعمال، والعمل مع المتحدثين، والتأكد من تحديث الجدول الزمني وإبلاغ الأطراف المناسبة. يُنسق الاجتماعات في الحدث، ويسهل التعاون بين الشركاء. المدير الإبداعي المسؤول عن تجميع وتنفيذ وإدارة جميع الأمور المتعلقة بالتصميم المرئي للمواد المطبوعة ومواد الويب، مثل: الجداول الزمنية والضمانات والتسجيل واللافتات وأي شيء مطلوب للتطبيق. مسؤول التنسيق مع الرعاة يعمل هذا الشخص أو الفريق على تخطيط مساحات الأكشاك، وبيع فرص الرعاية، والحفاظ على العلاقات مع الرعاة، واستكشاف علاقات تنظيم رائعة. مدير التسويق يقوم هذا الشخص أو الفريق بتوعية الجمهور المستهدف بالحدث، إنشاء العروض وإستراتيجية الترويج لتعزيز التسجيل، الإشراف على تعزيز صورة العلامات التجارية، التواصل مع المُسجلين تنسيق التواصل على الوسائط الاجتماعية والعلاقات الإعلامية، وإرسال وقياس مواد المتابعة. يتأكد هذا الفرد أو الفريق من أن الضيف لديه كل ما يحتاجه لتحقيق أقصى استفادة من الحدث، من الخرائط والجداول الزمنية والمعلومات عن المُتحدثين، وكيفية التواصل.
تعريف إدارة الفعالية أو المناسبة events management أولاً: الإدارة هي عملية توجيه وتخطيط وتنظيم وتنسيق ورقابة وصنع قرار باستخدام الموارد المالية والبشرية والمادية والمعلوماتية لتحقيق هدف ما بكفاءة وفعالية [1] ثانياً: الفعاليات/المناسبات هي اجتماع لأشخاص في مكان معين وزمان محدد لتحقيق هدف [2] ثالثا: إدارة الفعاليات أو إدارة المناسبات هي تطبيق الأساليب الإدارية بكفاءة وفعالية لتحقيق أهداف الاجتماع [2] مراجع [ عدل] ^ تعريف الإدارة: مبادئ الإدارة، الدكتور مجدي غيث، جامعة الملك سعود ↑ أ ب تعريف شخصي، عبدالله القحطاني ، منتدى الرياض الاقتصادي بوابة إدارة أعمال