في هذا النوع من الهياكل المؤسسية، يعمل مدير المشروع بشكل وثيق مع مدير البرنامج أو حافظة المشروعات للعمل على تحقيق أهداف المشروع وضمان أن خطة إدارة المشروع تتوافق مع خطة البرنامج الشاملة. كما يعمل مدير المشروع أيضا بشكل وثيق وبالتعاون مع الأدوار الأخرى، مثل محلل الأعمال، ومدير ضمان الجودة، وخبراء المحتوى أنماط التنظيمات الوظيفية المنظمات عبارة عن ترتيبات منظمة للكيانات (أشخاص و/أو أقسام) تهدف إلى تحقيق غرض قد ينطوي على القيام بالمشروعات. تؤثر ثقافة وأسلوب المنظمة على أسلوب تنفيذ المشروعات بها يعد الهيكل التنظيمي من العوامل البيئية المؤثرة في المشروع والذي قد يؤثر على إتاحة الموارد وعلى أسلوب تنفيذ المشروعات). الهيكل التنظيمي الاداري doc. وتتراوح الهياكل التنظيمية من هيكل وظيفي إلى هيكل قائم على المشروعات مع مجموعة متنوعة من الأقسام. التنظيم الوظيفي الكلاسيكي (Functional Structure) الموضح في الشكل (2 – 1) عبارة عن تسلسل هرمي يكون الموظف فيه رئيس واحد محدد. ويتم تجميع أعضاء فريق العمل حسب التخصص مثل إدارة المشاريع، إدارة المعلومات، المالية، التخطيط، والتسويق والموارد البشرية، والمحاسبة، على المستوى العلوي. ويمكن تقسيم التخصصات مرة أخرى إلى مجموعة فرعية في وحدات وظيفية مركزة، ويقوم كل قسم في التنظيم الوظيفي بأعمال المشروع المنوطة به بصورة مستقلة عن الأقسام الأخرى التنظيمات المصفوفية (Matrix Structure) حتى إن التنظيمات المصفوفية كما هو موضح في الأشكال 2-2 تعكس مزيج من السمات المعروفة بها التنظيمات الوظيفية والتنظيمات القائمة على المشروعات.
و يختلف محتوى الوظيفة باختلاف الوظيفةمنحيث النوع و المستوى, ففي الوقت الذي يشير النوع إلي طبيعة العمل الذي تحتويهالوظيفة ( زراعية, صناعية, خدمية) يقصد بالمستوى درجة الصعوبة في الواجبات والمسئوليات التي تشتمل عليها الوظيفة مقارنة بالوظائف الأخرى, و لكل وظيفة منالوظائف درجة و فئة و مهنة و صنف تنتمي إليه. وعلي ذلك فان بناء الهيكل الوظيفي و تصميمه يمر عبر سلسلة من الخطوات و هي كالأتي: تحديد هدف المنظمة:تعد أهداف المنظمة بمثابة النهايات أوالغايات التي تسعى المنظمة للوصول إليها, و تبعاً لذلك فان الأهداف تحددها المهماتو الواجبات التي تعمل المنظمة علي تنفيذها. الهيكل التنظيمي الاداري للوزارات. وضع الخطط: تعبر الخطط عنالوسائل و الأساليب التي تستخدمها المنظمة من اجل تحقيق أهدافها, إذ تتحدد منخلالها الكيفية التي تؤدي بها الأنشطة و الفعاليات بالمستوى و الكفاءةالمطلوبين. تقسيم العمل:تتم عملية تقييم العمل في المنظمة من خلالتحديد نشاطاتها من رئيسية و فرعية و ثانوية, مع تحديد كل الواجبات و المسئولياتالمرتبطة بكل نشاط. بناء الهيكل التنظيمي:يعد الهيكلالتنظيمي الوعاء الذي يتم من خلاله تنفيذ الخطط عن طريق التشكيلات الإدارية التيتتحدد وفق النشاطات ( الرئيسية و الفرعية و الثانوية) للمنظمة.
متابعة عمل الأقسام في المؤسسة، وحسابهم بالتعاون مع مدير إدارة الموارد البشرية. نائب الرئيس في الهيكل الإداري فإن وضع النائب يعتمد على سياسة المؤسسة، وكذلك توزيع المسئوليات الذي يراه الرئيس، لذلك في الغالب يكون العمل الأساسي المطلوب من النائب هو متابعة الأعمال مع الرئيس. الموارد البشرية وضع الهيكل الإداري مع الرئيس. عمل تقييم دوري لجميع الأقسام. وضع الدستور والقيم وبناءً عليه تطبيق سياسة الثواب والعقاب. عمل خطة أي حملة استقطاب خاصة بالمؤسسة. الفصل في الخلافات في المؤسسة. التسويق في الغالب يؤدي التسويق أدوارًا متعددة في كل مؤسسة، وحسب طريقة عمل كل منها، لذلك تجد التسويق في الهيكل الإداري يأخذ أدوارًا ومسئوليات متعددة دائمًا. وضع خطة الدعاية الخاصة بعمل المؤسسة. وضع الخطة اللازمة لبحث السوق الذي تستهدفه المؤسسة. شرح الهيكل التنظيمي الإداري - تجارتنا. الاهتمام بتسويق المؤسسة عبر مواقع التواصل الاجتماعي. العلاقات العامة الاهتمام بالتعاملات الخارجية التي تخص المؤسسة. عمل شراكات مفيدة للمؤسسة. البحث عن رعاة وممولين للمؤسسة في حالة الاحتياج إلى ذلك. التوثيق تغطية أي فاعلية تخص المؤسسة. عمل فيديوهات وأفلام كدعاية وتعريف للمؤسسة. كيف يمكن استمرار نجاح الهيكل الإداري للمؤسسة؟ الفارق بين عمل الآلات وعمل البشر ، هو أن عمل الآلة يعتمد دائمًا على أوامر يتم وضعها، ويتم تنفيذها، أما في حالة عمل البشر فإن الأمر يختلف بالتأكيد.
المسؤوليات: ما هي المهام المحددة التي ستكون مطلوبة من الشخص بناءً على الوصف الوظيفي. المهارات المطلوبة: ما هي المهارات التي يحتاج إليها أي شخص لينجح في تأدية المهمة المطلوبة منه. الدليل التنظيمـي الإداري. تحديد نظام العمل نظام العمل في الهيكل الإداري يتعلق بتوضيح سير عمل كل قسم تم اختياره في المؤسسة، وكذلك توضيح التدرج الوظيفي في هذه الأقسام، كذلك يتم فيه توضيح الأجور التي سيحصل عليها كل شخص في أي مكان داخل المؤسسة. هذا النظام يضمن أن العمل سيستمر ولن يتوقف بعد البداية، لأي سبب كان، فكل من سيعمل، سيكون على دراية كاملة بالمطلوب منه، وبالأجر الذي سيحصل عليه طبقًا لخطة ونظام العمل. هل توجد أقسام لا بد من تواجدها في المؤسسة؟ هذا السؤال من الأسئلة التي يبحث الجميع عن إجابة لها، وبالتأكيد لا يمكن لأحد أن يجزم بأن هناك أقسامًا لا بد وأن تكون موجودة، أو يعطيك الهيكل الإداري المثالي للعمل، لكننا يمكن أن نضع في اعتبارنا بأن هناك بعض الأقسام التي لا بد وأن ينظر أي صاحب مؤسسة إلى الاعتماد عليها، حيث أنها ترتبط بأداء أغلب المؤسسات الموجودة. سنستعرض معًا هذه الأقسام، والمسئولية المطلوبة من كل قسم. الرئيس وضع الخطة الخاصة بالمؤسسة، وتحديد الرؤية التي يجب أن تسير عليها.