البدء بالتاريخ حيث يفضّل كتابة التاريخ الميلاديّ، وما يوافقه من تاريخ هجريّ إن أمكن. ذكر المسمّى الوظيفي، واسم الموظّف المعنيّ، كأن نقول السيدة عنايات ناظم طه/ مديرة التسويق في شركة ألبا. ذكر موضوع الاجتماع بشكل عام كأن نقول: موضوع الاجتماع: تعيين أمين سر للشركة. البدء بتحيّة مناسبة مثل: تحية طيبة وبعد، ذكر نص الدعوة مثل: يدعوكم السيد رئيس مجلس الإدارة إلى اجتماع سنويّ مقرّه....... وزمان انعقاده........ ، وذلك لمناقشة مجموعة من المستجدّات... إلخ. الختام بالتحيّة والشكر مثل: واقبلوا منّا كلّ الشكر والتقدير، أو مع فائق الاحترام والتقدير. ملاحظات يجب أخذها بعين الاعتبار كتابة الدعوة بلغة رسميّة متناسبة مع طبيعة الاجتماع. حفظ ألقاب مَن تُوجّه لهم دعوة الاجتماع، فنقول السيد كذا، أو السيدة كذا. الاختصار والإيجاز، فليس هناك من داعي للإطالة وذكر ما لا يلزم من تفاصيل. التأكّد من خلوّ الدعوة من الأخطاء اللغوية، والإملائية، والطباعية. نموذج دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة التاريخ: …/ … /2012 السيد/ة: ……… المحترم/ـة الموضوع: دعوة لحضور اجتماع مجلس الإدارة تحية طيبة وبعد، يسرني دعوتكم لحضور اجتماع مجلس الإدارة لشركة …….. ، والمقرر عقده في تمام الساعة ………… من مساء/صباح يوم ………… الموافق ……….. وذلك لاتخاذ القرارات التالية: انتخاب رئيس لمجلس إدارة الشركة ونائب للرئيس تعيين أمين السر للشركة أي أمور أخرى تطرأ.
قبل الاجتماع في تقويم Teams، عند جدولة اجتماع أو تحريره، استخدم المربع إضافة حضور مطلوب أو إضافة حضور اختياري للبحث عن أشخاص ودعوةهم. بعد ذلك، يمكنك استخدام "مساعد الجدولة" للاطلاع على الأوقات التي يكون فيها الجميع متفرغًا. للحصول على التفاصيل، راجع جدولة اجتماع. يمكنك أيضا جدولة اجتماع Teams ودعوة أشخاص من Outlook. للحصول على التفاصيل، راجع جدولة اجتماع Teams من Outlook. أثناء الاجتماع عندما تكون في اجتماع ، حدد عرض المشاركين في عناصر تحكم الاجتماعات للاطلاع علي الأشخاص الذين تمت دعوتهم ، ولكن لم ينضموا بعد. لطلب شخص مدعو للانضمام إلى الاجتماع، قم ب الإشارة إلى اسمه وحدد طلب الانضمام. يمكنك أيضا كتابه اسم الشخص أو رقم الهاتف في مربع البحث لإضافه شخص لم تتم دعوته مسبقا. ملاحظة: يمكن أن ينضم ما يصل إلى 1000 مدعو Teams اجتماع والتفاعل باستخدام الدردشة والصوت والفيديو. يمكن للمدعوين أيضا الانضمام إلى اجتماع لديه بالفعل 1000 مشارك (ما يصل إلى 10000) كحاضرين فقط في طريقة العرض. عندما تكون في اجتماع، حدد إظهار المشاركين لرؤية الأشخاص الذين تم دعوتهم ولكن لم ينضموا إلى الاجتماع بعد. لإرسال تذكير لأحد الأشخاص للانضمام إلى الاجتماع، اضغط علي صوره ملف التعريف الخاص به واختر الاتصال في الاجتماع.