البيانات الخارجية تتضمن الظروف الاقتصادية التي تؤثر على كمية العرض والطلب، وبالتالي على إنتاج المنظمة، كما هو المتوقع ستزداد الحاجة إلى الموظفين عند الحاجة لزيادة الإنتاج والعكس صحيح، ويكمن دور قسم الموارد البشرية في دراسة الحالة الاقتصادية لوضع توقعات صحيحة لحاجة المنظمة للموارد البشرية في المستقبل، كما تتضمن التطورات التقنية التي بات لها دور كبير في تقليل حاجة المنظمات للموظفين؛ نظراً لدورها في إنجاز العديد من المهام التي كانت تقوم بها الأيدي العاملة. البيانات الداخلية تتضمن على أهداف الشركة وخططها؛ لتوفير الموارد البشرية الضرورية لتحقيق هذه الأهداف والخطط، بالإضافة إلى تطورات الهيكل التنظيمي التي تحدد فيما إذا كان هناك أي تغيرات أو توسيعات ستجري على الأقسام المختلفة في المنظمة، والتي تتطلب زيادة في الموارد البشرية. أهمية قسم الموارد البشرية تعد من أهم الوظائف في المؤسسات، حيث إنها تمثل إدارة أهم أصول المؤسسة، سواء على مستوى المؤسسة أو المستوى المجتمعي، فعلى مستوى المؤسسة يعتبر العنصر البشري العقل المدبر والأساسي التي يمكن من خلاله استغلال جميع الموارد المتاحة للمؤسسة، كما أنها من الأصول التي تكون في تزايد دائم على عكس باقي وسائل الإنتاج المادية، أما بالنسبة للمستوى المجتمعي فالعنصر البشري هو المساهم الأساسي في إطلاق الثورات الصناعية والاقتصادية والتكنولوجية في العالم، وتعتبر القوى العاملة خزاناً مهماً في تنمية الاقتصاد الوطني وزيادة كفاءته.
إذا كانت الموارد البشرية تهتم بصدق برفاهية الموظفين ، فستكون ثقافة الانفتاح والنمو. 1)
ما هي أهمية إدارة الموارد البشرية ان قسم إدارة الموارد البشرية واحدة من اهم الأقسام الموجودة داخل المؤسسة، ويعتبر من الأقسام الهامة للغاية داخل الهيئات ومنظمات الاعمال المتنوعة، وذلك بسبب الكثير من العوامل الهامة التي يستند عليها، ومن اهم تلك الأشياء هي. 1_ تعمل إدارة الموارد البشرية على تزويد تلك الموارد البشرية بكثير من المؤهلات المتنوعة والتي تناسب كل الشركات، ويكون ذلك عبر اعتمادهم على أفضل إدارة تساعد في تطوير ذلك الإنتاج بشكل نوعي او كمي. 2_ تعمل أيضا على توفير كافة الأدوات وأيضا الوسائل الخاصة بكثير من الموظفين، ويكون ذلك عن طريق اعداد الكثير من المجموعات التي توجد في عدد كبير من البرامج التدريبية، وهي لتوفير الأجور وأيضا الحوافز، وهي من الأشياء التي تدعم أفضل اداء، ولتذيد من المعدل الإنتاجي. 3_ تعمل أيضا على تعزيز التنظيم والتنسيق بين كل وحدات الادارة، وأيضا المهام الخاصة بالأفراد بين الموظفين، ويكون ذلك من خلال تفعيل دور المناقشة مع الإدارة التنفيذية. 4_ أيضا يكون ذلك من خلال المشاركة في التعرف على كل المشكلات الرئيسية التي تخص الافراد من الموظفين، وهي من الأشياء التي تؤثر على الموظف بشكل سلبي على فاعلية وكفاءة تلك المنشاة.
تحتاج الدول إلى العديد من العناصر التي تمنحها القوة في كافة الاتجاهات ، وتُعتبر الموارد البشرية من الركائز الأساسية لقيام الدولة ؛ حيث أنها العنصر الأهم الذي يبث قوة دفع إلى الأمام ، وذلك من خلال الأيادي والعقول العاملة التي لا تكف عن أداء مهامها التي من شأنها أن ترفع من المستوى الاقتصادي للدولة ، وتنقسم هذه الموارد البشرية إلى مجموعة من الأقسام ؛ بحيث يكون لكل قسم عمله المخصص الذي يعتمد على خصائص معينة. الموارد البشرية عُرف هذا المصطلح وتم استخدامه في القرن العشرين ، وهو عبارة عن مجموعة من الأفراد يقومون بتكوين قطاع القوى العاملة داخل منظومة أو قطاع عمل معين أو تعبيرًا عن كيان الدولة بوجه عام ، ويتم استخدامه في الوقت الحالي للإشارة إلى الأنشطة الي تقوم بها المنظمات من أجل تحفيز العمال وتشجيعهم على مزيد من التفوق في أداء أعمالهم ؛ حيث تسعى إلى تطوير هؤلاء العمال من أجل تحقيق التقدم للمؤسسة سواء كانت كبيرة أو صغيرة. أقسام الموارد البشرية يوجد العديد من الأقسام الخاصة بالموارد البشرية ، والتي يتم تصنيفها فيما يلي مع ضرورة معرفة أنها قد تختلف من منظمة لأخرى تبعًا للمهام الوظيفية القائمة بالمنظمة ، وبوجه عام فإن أقسام الموارد البشرية هي: قسم الاستقبال وهو القسم الذي يهتم باستقبال العملاء والزوار ، كما يستقبل الباحثين عن وظائف معينة في المنظمة ذاتها ، ويُستخدم هذا القسم كحلقة وصل تصل ما بين المنظمة والعالم المحيط بها من الخارج عن طريق تقديم الإجابات عن الاستفسارات والأسئلة الخاصة بالمنظمة وأقسامها من الداخل.
قسم تخطيط القوى العاملة ويهتم هذا القسم بتحديد ما تحتاجه المنظمة من كوادر بشرية ذات تخصصات معينة ؛ ومن ثَم الوصول إلى الأشخاص المؤهلين للعمل ليصبحوا ضمن فريق العمل بالمنظمة ؛ حيث يساعد هؤلاء الكوادر الجدد في تحسين أداء المنظمة نتيجة لتقديمهم أداءًا إيجابيًا مميزًا. قسم التدريب والتطوير يقوم هذا القسم بالعمل في البحث عن حاجات الأفراد في المراكز الوظيفية والتخصصات التي يعملون بها بالمنظمة ، كما يهتم القسم بما ينقصهم من التدريب النوعي سواء داخليًا أو خارجيًا ، وهو ما يجعلهم أكثر قدرة على التفوق في أداء مهامهم الوظيفية ؛ بحيث تخرج في أقل وقت ممكن بجودة عالية. قسم شؤون الموارد البشرية وهو أحد أهم الأقسام والذي يهتم بأمور الشؤون الداخلية للموارد البشرية داخل منظمات العمل ، ويكون ذلك عن طريق تقديم المشورة والنصح للأفراد من أجل تحسين الأداء في أعمالهم ؛ حيث أنهم يصبحون على دراية كاملة بكل ما يخصهم من حقوق داخل المنظمة ، كما أنهم يدركون الواجبات المطلوبة منهم كموارد بشرية ، وتعود أهمية هذا القسم إلى قدرته على توضيح الرؤية كاملة على كافة الأصعدة للعاملين داخل المنظمة.
الموارد البشرية من أهم أقسام الادارة في المنظمات هي إدارة الموارد البشرية ، وهي من الأقسام التي لا غنى عنها؛ حيث تُعنى بمختلف شؤون الموظفين، بما في ذلك إدارتهم وتدريبهم، ويقوم قسم الموارد البشرية بإعداد سجل خاص لكل موظف، يحتوي على عقد التعيين والمستحقات المالية الخاصة به، بالإضافة إلى سجلات لمختلف العمليات التجارية والإيرادات والنفقات وغيرها من الأمور المهمة في المنظمة. مهام أقسام الموارد البشرية من أهم مهام أقسام الموارد البشرية التحقق من إتمام حاجة كل قسم من الموظفين المؤهلين للقيام بالعمل، وتدريبهم لتأهيلهم وتطوير مهاراتهم التي تخدم مصلحة المنظمة، والقيام باستقطاب موظفين جدد تنطبق عليهم شروط التوظيف، بالإضافة إلى ذلك تقوم بالتحقق من معرفة جميع الموظفين بسياسات المنظمة وقوانينها والإلتزام بها. كما وأن وظيفة الموارد البشرية تنظيم الأنشطة المختلفة التي لها بالغ الأثر في تعزيز العلاقات بين الموظفين، مما يساهم في تعزيز روح التعاون فيما بينهم، وتنمية العلاقات ما بين الأقسام المختلفة؛ لخلق بيئة عمل متكاملة ومترابطة، أضف إلى ذلك الاهتمام بالأمور المتعلقة بالحوافز والزيادات السنوية للرواتب، وتوفير المساعدة للموظفين؛ وذلك حرصاً على رفع الروح المعنوية لديهم وتحفيزهم على العمل والاجتهاد، وبالتالي رفع القدرة الإنتاجية لديهم.
اتخاذ الإجراءات التأديبية قد تكون هذه المسؤولية هي السبب في أن الموارد البشرية تميل إلى الحصول على سمعة سيئة. عندما يتم التنقل بشكل غير لائق ، يمكن أن تؤدي الإجراءات التأديبية إلى فقدان موظف ذي قيمة ويمكن أن تؤدي حتى إلى التقاضي أو سوء السمعة. ولكن عندما يتم التعامل معها بشكل مناسب ، يمكن أن تؤدي الإجراءات التأديبية إلى نجاح الموظف. على سبيل المثال ، إذا لاحظت شركة أن موظفًا معينًا يتأخر بشكل روتيني ويستمر في التأخير حتى بعد تلقي الموظف العديد من التحذيرات ، يمكن للموارد البشرية التدخل والتحقيق في سبب التأخير. قد تكون فرصة لتوسيع المزايا مثل تقديم المشورة للموظف أو تقديم موارد إضافية لمساعدة الموظف على تعلم أن يكون في الوقت المحدد. بدلاً من تحمل تكلفة الفصل ثم تعيين بديل لذلك الموظف ، يمكن أن تكون فرصة تعلم يمكن أن تعزز مهنة ذلك الموظف. من ناحية أخرى ، في بعض الأحيان لا يكون الإجراء التأديبي هو أفضل مسار يجب اتخاذه ويجب التخلي عن الموظف. تعرف أفضل أقسام الموارد البشرية عندما لا يكون الموظف مناسبًا لشركة ما وسيكون أكثر سعادة في مكان آخر. يعود الأمر إلى الموارد البشرية لتطوير علاقة قوية بما يكفي مع المديرين والموظفين على حدٍ سواء لتحديد مدى تماسك الفريق وصحته.