ما هي الدورة المحاسبية؟ هي المراحل التي تسير ضمنها المعلومات المحاسبية، والتي تبدأ بجمع المعلومات المتعلقة بالمحاسبة وتحليلها ثم تسجيلها على شكل قيود يومية وترحيلها من أجل استخلاص النتائج منها. وتبدأ الدورة المحاسبية في أول السنة المالية ثم تنتهي مع انقضاء السنة المالية لتبدأ من النقطة التي انتهت عندها على شكل دورة. مراحل الدورة المحاسبية: جمع المعلومات المحاسبية وتحليلها: كما يتم مراجعة هذه المستندات في هذه المرحلة والتأكد من صحتها، وفي حال وجود أي خطأ يتم مراجعة الأطراف المعنية. تعريف الدورة المحاسبية بشكل مبسط. ففي حالة المبيعات مثلاً عند اكتشاف خطأ في تسجيل فاتورة المبيعات يتم مراجعة مسئول المبيعات لتصحيح الخطأ أو عمل فاتورة جديدة وإلغاء القديمة. في هذه الحالة يتم استدعاء كافة نسخ الفاتورة وتصحيحها أو إلغاؤها وإنتاج فاتورة جديدة. تسجيل القيود المحاسبية: يقوم المحاسب بتسجيل القيود اليومية في دفتر معد خصيصاً لهذا الغرض، أو يقوم بالتسجيل في برنامج المحاسبة بناءاً على الحسابات التي قام بتحديدها في المرحلة السابقة. بعد تسجيل القيد يقوم المحاسب بطباعته وإرفاق كافة المستندات المتعلقة به ثم يقوم بأرشفته في ملفات خاصة، وقد يقوم بإرساله إلى المدير المالي للتوقيع بحسب حجم الشركة وطبيعة نشاطها.
بدلاً من ذلك، تتعلق دورة الميزانية بالأداء التشغيلي المستقبلي والتخطيط للمعاملات المستقبلية. تساعد دورة المحاسبة في إنتاج المعلومات للمستخدمين الخارجيين، بينما تستخدم دورة الميزانية بشكل أساسي لأغراض الإدارة الداخلية. مفاهيم ومصطلحات: 1- دفتر الأستاذ العام: يمثل دفتر الأستاذ العام نظام حفظ السجلات لبيانات الشركة المالية مع سجلات حساب المدين والائتمان المصادق عليها بواسطة رصيد تجريبي. 2- ميزان المراجعة أو الرصيد التجريبي: الرصيد التجريبي عبارة عن ورقة عمل مسك الدفاتر يتم فيها تجميع أرصدة جميع دفاتر الأستاذ في إجماليات أعمدة حساب الخصم والائتمان متساوية. مفهوم الدورة المحاسبية. 3- المحٌاسبة: المحاسبة هي عملية تسجيل وتلخيص وتحليل والإبلاغ عن المعاملات المالية لشركة ما إلى وكالات الرقابة والهيئات التنظيمية ومصلحة الضرائب. 4- الايرادات المستحقة: الإيرادات المستحقة أصل في الميزانية العمومية هي الإيرادات التي تم جنيها، ولكن لم يتم استلام أي مبالغ نقدية. 5- دفتر تعديل نهاية الفترة: يحدث إدخال دفتر تعديل في نهاية فترة إعداد التقارير لتسجيل أي إيرادات أو مصروفات غير معترف بها لهذه الفترة. 6- القيد المزدوج: القيد المزدوج هو مصطلح محاسبي ينص على أن كل معاملة مالية لها آثار مساوية ومعاكسة في حسابين مختلفين على الأقل.
في أي منشأة سواء أكانت جديدة أم قائمة بدون نظام محاسبي لا بد لنا من إنشاء نظام محاسبي شامل يضمن تسجيل الأحداث المالية بشكل دقيق واستخراج نتائج هذا التسجيل. إن بناء نظام محاسبي قوي أمر ضروري جداً من أجل سير عمل الشركة بشكل سليم، وبدون هذا النظام المحاسبي لن تكون الشركة قادرة على تتبع إيراداتها ونفقاتها ومدفوعات عملائها فضلاً عن صعوبة اتخاذ قرارات صحيحة نتيجة عدم وجود معلومات عن المركز المالي للمنشأة. أما في حالة تعدد الشركاء فالنظام المحاسبي ضرورة لا بد منها وهي أهم نظام يجب إنشائه في الشركة منذ اليوم الأول. الدورة المستندية تعريفها واهميتها- و الفرق بينها وبين المحاسبية - معلومة. و تبدأ عملية إنشاء النظام المحاسبي من حصر موجودات والتزامات الشركة بالكامل والخروج بالمركز المالي للمنشأة وبذلك يتم أخذ صورة شاملة عن ما للمنشأة وما عليها وممتلكات المنشأة. وبعد هذا تأتي الخطوة الثانية في بناء النظام المحاسبي وهي إنشاء دليل الحسابات ويمكن القول بأن هذه الخطوة ترتكز على الخطوة السابقة حيث نستطيع معرفة كافة حسابات المنشأة من خلال الجرد الشامل. بعد ذلك لا بد من إنشاء دورة مستندية تنساب ضمنها المستندات بين الأطراف المعنية لتستقر لدى المحاسب الذي يقوم باستخلاص المعلومات المالية منها وتسجيلها ثم أرشفتها وبذلك تبدأ الدورة المحاسبية، أي أن الدورة المحاسبية تبدأ من حيث انتهت الدورة المستندية.
أهداف الدورة المستندية:- يوجد عدداً من الأهداف التي تعمل الدورة المستندية على تحقيقها ، و هي:- أولاً:- تحديد الوظيفة أو هذا النشاط المطلوب القيام بتنفيذه من قبل الإدارة. ثانياً:- القيام بجمع البيانات أو هذه التقارير التي يجب إعلامها للإدارة ، و ذلك من أجل اتخاذ القرار السليم ، و الصحيح. ثالثاً:- مساعدة الإدارة ، و بشكلاً عالياً على اتخاذ القرارات المناسبة ، و المبنية على معلومات دقيقة. رابعاً:- القيام بعملية الربط لتلك الأقسام التي تقوم بتنفيذ وظائف أو أعمال مشتركة معاً ، و بشكلاً دقيقاً ، و مرتباً. خامساً:- المعرفة السليمة ، و الدقيقة لقيم الأصول أو هذه الالتزامات التي يتم استخدامها في تنفيذ الأعمال أو المهام. سادساً:- توفير عنصر المتابعة الجيدة ، و الدقيقة لهذه الحركة الخاصة بالمستندات المحاسبية بين كل أقسام المؤسسة. سابعاً:- سهولة عملية الوصول إلى هذه المستندات ، و التي عادةً ما يتم استعمالها في تنفيذ الوظائف الإدارية.
ومن هنا فإن الدورات المستندية الصحيحة كافية لتعزيز الرقابة المالية بالشركة، وذلك كلما أمكننا الفصل بين الوظائف، بين محاسب مشتريات ومحاسب مبيعات وأمين خزينة وأمين مخزن وغيرها من الوظائف. شاهد ايضا الدفعات المقدمة من العملاء و المحاسبة عليها
عمل التسويات الجردية: في هذه المرحلة يتم جرد الحسابات بالكامل وتسجيل القيود اللازمة للمصروفات المستحقة أو المدفوعة مقدماً، وكذلك للإيرادات المستحقة أو المدفوعة مقدماً. هذه التسويات الجردية تهدف إلى تسجيل ما يخص العام المالي الحالي ضمن سجلاته تمهيداً لغلق السنة المالية الحالية والبدء بسنة مالية جديدة. نقوم بتسجيل هذه القيود وترحيلها كما نقوم بترصيد الحسابات الجديدة التي نتجت عن هذه التسويات. إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية: نقوم في هذه المرحلة بإعادة إعداد ميزان المراجعة بعد أن قمنا بتسجيل قيود التسويات الجردية، حيث أن هذه القيود تؤدي إلى تغير أرصدة بعض الحسابات بالإضافة إلى ظهور حسابات جديدة. يعطي ميزان المراجعة مؤشراً أولياً على سلامة التسجيل، ومع ذلك قد توجد أخطاء في القيود لا تظهر في ميزان المراجعة. يتم استخراج الميزان من برنامج المحاسبة بشكل مباشر دون الحاجة لإعداده، حيث يكفي تسجيل القيود ليتولى البرنامج مهمة الترحيل وإظهار ميزان المراجعة. إقفال الحسابات: بعد الانتهاء من إعداد ميزان المراجعة ما بعد التسويات الجرية يتم إقفال الحسابات الإسمية، وهي حسابات الإيرادات والمصاريف والتي يتم إقفالها في قائمة الدخل وبذلك نصل إلى نتيجة أعمال المنشأة من ربح أو خسارة.