وكثيراً ما يقترن الحديث عن الفاعِليَّة ، بمفهوم آخر معروف في علم الإدارة وهو الكفاءة ( EFFICIENCY)، وإذا كانت الفاعِليَّة تشير إلى معنى تحقيق النتائج المطلوبة وإحداث الأثر الإيجابي، فإن الكفاءة هي علاقة بين كمية المدخلات وكمية المخرجات، أي أنها نسبة ما بين الموارد المستخدمة والنتائج المنجزة، بمعنى أن الكفاءة تزيد كلما كانت الموارد التي تم استعمالها أقل، قياساً بالنتائج المتحققة. الكفاءة هي أختر الإجابة الصحيحة - موقع خطواتي. ويفهم عدد من علماء الإدارة مدلول الفاعِليَّة على أنّه يشير إلى أداء الأشياء الصحيحة (لكونها تتصل بالأهداف) أمّا الكفاءة فهي أداء الأشياء بطريقة صحيحة (فهي أكثر اتصالاً بكيفية أداء الأعمال)، وبمعنى آخر فإنّهم يربطون الفاعِليَّة بالقيادة ، ويربطون الكفاءة بالإدارة ، فالقيادة هي التي تبيّن الأشياء الصحيحة المطلوب إنجازها، أمّا الإدارة فإنّها تبيّن كيفية إنجاز هذه الأشياء. وللفاعلية ركنان لا تقوم إلا بهما ، فهما جزء من حقيقتها ، وأساس في تكوينها ، بحيث لا توجد الفاعِليَّة إذا انتفى أحدهما ، ولا تتوافر إلا بتحققهما مجتمعين ، وهذان الركنان هما: تحقيق الأهداف المنشودة ، وإحداث التأثير الإيجابي. وبشأن الركن الأول ، فالهدف هو (صورة لحالة مستقبلية منشودة ، مقرونة باستعداد لتخصيص الموارد اللازمة لتحقيق هذه الصورة) ، ولعل تدني نسبة تحقيق الأهداف ، وبالتالي تدني نسبة تحقيق الفاعِليَّة ، ينجم في المقام الأول عن غياب هذه الصورة للحالة المستقبلية ، أو عدم وضوح ملامحها وأبعادها ، أو نسيان معالم هذه الصورة بعد تحديدها ، أكثر مما ينجم عن سوء استخدام الموارد ، وأكثر مما ينجم كذلك عن ظروف طارئة خارجة عن الإرادة.
27 شوال 1428 ( 08-11-2007) بسم الله الرحمن الرحيم من إحدى تعريفات الإدارة أنها: عملية مستمرة ومتفاعلة تهدف إلى توجيه الجهود الفردية والجماعية نحو تحقيق أهداف مشتركة باستخدام الموارد المتاحة بأعلى درجة من الفاعلية و الكفاءة. ومن التعريف نجد أن مصطلح الفعالية والكفاءة مرتبطان بالإدارة, فكلما زادت الفاعلية والكفاءة كلما كانت هناك إدارة ناجحة. وتعرف الفاعلية بكل بساطة بالتالي: أداء الأعمال الصحيحة: To Do Right Things لذلك لا بد لنا من معرفة الأعمال الصحيحة وتحديدها وتعريفها لنتمكن من أدائها. وتعرف الكفاءة بأنها: أداء الأعمال بطريقة صحيحة. To Do Things Right لذلك فان الفعالية والكفاءة هي: أداء الأعمال الصحيحة بطريقة صحيحة وترتبط الفعالية بالقيادة, وترتبط الكفاءة بالإدارة. لذلك فان الفعالية تتحقق عندما يكون هناك رؤيا واضحة وأهداف محددة واستراتيجيات ومبادئ وقيم وتنمية وتطوير وغير ذلك من سمات القيادة. وتتحقق الكفاءة عندما يكون هناك تخطيط وتنظيم وإدارة للوقت ورقابة ومتابعة. وعندما يكون هناك فعالية ولا يوجد كفاءة فإن الرؤى والأهداف لا تجد من يحققها بصورة صحيحة, وفي حالة عدم وجود فعالية ووجود كفاءة فإن الأعمال تنجز ولكن بدون وضوح الأهداف.